• Carole

Comment Bien Organiser son Home Office avec son Equipe ?

Depuis quelques jours, nous avons mis en place une politique de Home Office (travail à domicile) généralisée pour tous les employés de JOONE. L'enjeu n'est pas uniquement de respecter les directives du Président de la République, mais surtout de protéger tous nos employés afin d'éviter une interruption de service pour toute notre communauté de parents.



Nous avions une politique de Home Office à la demande (chacun pouvait la solliciter auprès de son manager) avec quelques protocoles déjà existants, que nous avons renforcés. Voici ces points d'organisation.


1. Check in le matin sur SLACK #Homeoffice

Nous utilisons l'outil de messagerie interne SLACK qui nous permet d'avoir des discussions sur des chaines dédiées. Nous avons créé il y a quelques mois une channel dédiée #homeoffice où chacun soit check in le matin quand il commence sa journée.

Les horaires de JOONE étant flexibles, les mêmes règles s'appliquent en home office et au bureau, c'est à dire chacun arrive à l'heure de son choix tant qu'il n'y a aucun impact pour l'équipe. Par exemple, impossible d'arriver ou de check in à 11h si une réunion importante commence à 9h30.


Screenshot de notre channel #homeoffice


2. Check out le soir par email au M+1

Un check out sur la channel slack polluerait trop ceux qui travaillent encore. Nous avons donc opté pour un check out par email au manager. Le mail n'est pas "conversationnel" et doit littéralement être écrit en 30 secondes. Le but n'est pas de faire un reporting quotidien, long et fastidieux, qui s'apparenterait à du "flicage" du travail bien fait. C'est uniquement un moyen de faire un point à date.

La teneur du mail est la suivante

* ceci fait

* ceci fait

* ceci bloqué

* ceci WIP (work in progress)


Et rien de plus ! Pas besoin de commentaires ni de grandes discussions.


Ninou met des bisous, c'est aussi sympa :)


3. Transformer tous les Meetings en video-conférence

Nous utilisons deux outils : HANGOUT de Google qui est rattaché à notre calendrier et permet de faire tous les meetings entre membres de JOONE, et ZOOM qui nous permet de faire des conférences vidéos avec des gens exterieurs à l'entreprise.

Chaque meeting a son propre évènement dans le calendrier, avec les différents membres de la team invités, et un lien vidéo Hangout ajouté systématiquement.

Chaque organisateur d'évènement est responsable de sa tenue, et les managers doivent superviser la bonne mise en place des différentes réunions à distances sur le calendrier collectif.



Event sur notre calendrier commun


4. Maintenir tous les Rituels

Il est tentant en home-office de se dire que les rituels de groupe ne sont plus nécessaires, "ce n'est pas grave, c'est uniquement pour quelques semaines." Je pense que justement, dans ces périodes anxiogènes, il est indispensable d'avoir un lien toutes les semaines pour garder le moral des équipes, surtout par vidéo. Les gens vont avoir besoin de voir des visages familiers pour se rassurer.


5. Proposer plus de Créneaux 1:1

Au bureau, les gens passent souvent les uns près des autres pour parler au débotté d'un sujet. En home office, cela est impossible. Par contre, ne pas faire ces points serait au détriment des projets. Il faut donc créer des plages horaires avec des 1:1 disponibles et ouverts à chacun, afin qu'ils puissent s'y greffer sans avoir à demander de validation.

J'ai par exemple mis 12 créneaux de 30' de 1:1 le jeudi entre 12h et 18h30. Chacun se donc dans la possibilité d'en choisir un sans même me demander la permission ou une validation.


Screenshot de mon jeudi


6. Rassurer, Rassurer, Rassurer

Et toujours, prendre le temps de rassurer face à l'épidémie. Nous ne sommes pas médecins, mais un mot d'encouragement et de réassurance est toujours utile.



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© 2020 by Carole Llewellyn

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